Základní pravidla ochrany osobních údajů
Ochrana soukromí fyzických osob je pro nás velmi důležitá. Nezbytnou součástí osobního soukromí fyzických osob jsou i osobní údaje. Osobní údaje jsou jakékoli informace o dotyčné fyzické osobě, na jejichž základě lze určit (identifikovat) konkrétní fyzickou osobu. Právě proto přistupujeme ke všem osobním údajům dotčených fyzických osob zodpovědně, přihlížeje k jejich potřebám. Při zpracování osobních údajů dotčených fyzických osob postupujeme v souladu s účinnými právními předpisy a chráníme je s maximální možnou péčí.
Doporučujeme dotčeným fyzickým osobám, aby se s těmito základními informacemi důkladně seznámili. V těchto informacích se dotyčné fyzické osoby dozví základním způsobem, jak přistupujeme k jejich osobním údajům, jak nás mohou kontaktovat, pokud mají otázky ke zpracování jejich osobních údajů, a ostatní důležité informace o zpracování osobních údajů fyzických osob.
Tyto informace se mohou měnit v závislosti na změnách účinných právních norem, aktuální verze je vždy dostupná na naší internetové stránce https://www.qexcz.cz/gdpr. Na podstatné změny upozorňujeme dotčené fyzické osoby stejným způsobem, jakým poskytujeme i tyto informace.
Naše společnost QEX CZ, a.s. zpracovává v pozici provozovatele osobní údaje subjektů údajů vždy v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob při zpracování osobních údajů a o volném pohybu takových údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ ES (obecné nařízení o ochraně údajů, dále jen „GDPR“), a se zákonem č. č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně a doplnění některých zákonů (dále jen „Zákon“).
Osobní údaje poskytnuté fyzickou osobou naší společnosti. prostřednictvím kontaktního formuláře zveřejněného na naší webové stránce, budou zpracovávány pouze v rozsahu a za dosažením účelu, pro který byly touto fyzickou osobou poskytnuty. Doba zpracování těchto osobních údajů je výlučně doba nezbytná k dosažení účelu, ke kterému byly tyto údaje poskytnuty, případně které jsou právními předpisy přípustné. Fyzická osoba, která poskytne své osobní údaje naší společnosti nebo jejíž osobní údaje jsou naší společnosti poskytnuty z jiného zdroje, má právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, které se ho týkají, právo na jejich opravu nebo vymazání nebo omezení zpracování, nebo právo namítat zpracování v souladu s GDPR a Zákonem. Podrobnější informace vám poskytneme vhodným způsobem při získávání vašich osobních údajů nebo na následujících kontaktech naší společnosti: gdpr@qexcz.cz
V případě, že bude mít naše společnost v úmyslu dále zpracovávat osobní údaje pro jiný účel než ten, pro který byly získány (např. k uzavření smlouvy atd.), poskytne dotčené fyzické osobě před takovým dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu, jakož i další nezbytné informace podle platné a účinné právní úpravy.
Fyzická osoba vždy uděluje souhlas ke zpracování svých osobních údajů, pokud mají být na tomto základě zpracovávány její osobní údaje, vždy dobrovolně a srozumitelně, a stejně jednoduše má právo udělený souhlas odvolat, vždy však, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Naše společnost informuje dotčené fyzické osoby i o tom, zda zpracovávání jejích osobních údajů je zákonným nebo smluvním požadavkem. Naše společnost zpracovává osobní údaje dotčených fyzických osob vždy jen v rozsahu, který je potřebný k dosažení účelu zpracování a nemá zájem o tzv. „nepovinné“ osobní údaje, resp. o takové osobní údaje, které nejsou nezbytné k dosažení konkrétního účelu. Proto poskytování nepotřebných či nepovinných osobních údajů představuje pro naši společnost neopodstatněnou administrativní zátěž, jelikož i takové osobní údaje musí podle účinné právní úpravy chránit, a to i když je nepotřebuje. O potřebném rozsahu osobních údajů bude naše společnost dotčené fyzické osoby vždy včas informovat.
Naše společnost má zájem zpracovávat vždy jen správně, aktuální a ve vztahu k potřebnému účelu úplné osobní údaje, proto nemůže akceptovat žádné osobní údaje, které tyto předpoklady nesplňují. Naše společnost proto oceňuje každou odůvodněnou iniciativu dotčené fyzické osoby, která má za cíl sladit reálný stav jejích osobních údajů s osobními údaji zpracovávanými naší společností, a která pomáhá naší společnosti zpracovávat osobní údaje fyzických osob ve shodě s požadavky platné právní úpravy.
Naše společnost vždy určuje a vymezuje konkrétní účel, pro který osobní údaje fyzické osoby potřebuje. Pokud je však tento účel určen právními předpisy, vyplývá z nezbytných smluvních vztahů nebo je nezbytný pro realizaci veřejného zájmu, pak naše společnost musí zpracovávat osobní údaje dotčených fyzických osob v určitém rozsahu, po určitou dobu a určitými způsoby pro plnění svých zákonných nebo smluvních povinností, jakož i úkolů ve veřejném zájmu, a z tohoto důvodu musí a bude požadovat tyto osobní údaje od dotčených fyzických osob (např. od zaměstnanců pro účely sociálního či zdravotního pojištění apod.) a dotčené fyzické osoby musí, pokud má být požadovaného účelu dosaženo, své osobní údaje v potřebném rozsahu a na potřebný čas poskytnout. Tato povinnost dotčených fyzických osob však neomezuje dotčené fyzické osoby v možnosti uplatňovat jejich práva na přístup ke svým osobním údajům, které se ho týkají, právo na jejich opravu nebo vymazání nebo omezení zpracování, nebo právo namítat zpracování v souladu s GDPR a Zákonem, jakož i další práva přiznaná platnou a účinnou právní úpravou.
V případě každého uplatnění práv dotčenou fyzickou osobou, týkajícího se jejích osobních údajů, je naše společnost povinna vždy ověřit totožnost žádající fyzické osoby, aby si naše společnost byla nepochybně jistá, že konkrétní fyzická osoba uplatňuje svá práva pouze k jejím vlastním osobním údajům, a že je uplatňuje skutečně ta která fyzická osoba. Ověření totožnosti budeme realizovat na základě předložení dokladu s fotografií k nahlédnutí při osobním předání písemné žádosti dotčenou fyzickou osobou v naší společnosti, v případě poštovní či elektronické žádosti budeme v případě pochybností požadovat od dotčené fyzické osoby další informace za účelem spolehlivého zjištění její totožnosti. Pro nejjednodušší postup podání žádosti s rychlým ověřením totožnosti doporučujeme použít náš formulář žádosti o uplatnění práv, který bude dostupný na této stránce https://www.qex.sk/gdpr.
Na každou žádost týkající se zpracování osobních údajů bude naše společnost odpovídat v přiměřené lhůtě, v každém případě však do jednoho měsíce od jejího doručení. Ve zvláštních případech můžeme tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce, ale vždy budeme o důvodech prodloužení lhůty podavatele žádosti informovat do jednoho měsíce od přijetí žádosti.
Na žádosti dotčených fyzických osob odpovídáme bezplatně, ale pokud by takové žádosti byly nepřiměřené, zjevně neopodstatněné nebo se často opakujíci, můžeme od podavatele žádosti požadovat přiměřený administrativní poplatek za jejich vyřízení.
Právo na podání návrhu
Každá fyzická osoba má právo podat návrh na zahájení řízení dozorčímu orgánu (Úřad pro ochranu osobních údajů ČR, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7), pokud se domnívá, že zpracování jejích osobních údajů je v rozporu s těmito informacemi, případně s účinnými právními předpisy. Dříve však každé fyzické osobě doporučujeme kontaktovat kontaktní osobu v naší společnosti – Renata Hejtíková, email: gdpr@qexcz.cz která je připravena případné podněty vyřešit směrem ke spokojenosti dotčených fyzických osob.
V případě, že má dotyčná fyzická osoba méně než 16 let, může své osobní údaje poskytovat pouze s výslovným souhlasem jejího zákonného zástupce.
V případě, že bude mezi dotčenou fyzickou osobou a naší společností dohodnuta bližší vzájemná spolupráce, budou podmínky ochrany osobních údajů specifikovány a informovány dotyčné fyzické osobě na míru pro konkrétní daný případ.
